Thunderbird: Πως θα καθαρίσεις τα spam και περιττά emails

Αρχικά, αν έχεις πρόβλημα χώρου στο email, συνήθως δεν φταίνε τα σημαντικά μηνύματα. Φταίνε τα newsletters, προσφορές, ειδοποιήσεις, “ενημερωτικά”, αλλά και ανεπιθύμητα και γενικά emails που δεν διαβάζεις ποτέ.

Στη συνέχεια θα δεις σε 3 βήματα πώς θα απαλλαγείς από αυτά τα μηνύματα και θα ελαφρώσεις τη θυρίδα του email σου:

Συγκεκριμένα, τα βήματα είναι:

1. Φτιάχνουμε φακέλους για να μπαίνει μια τάξη στις πληροφορίες.
2. Φτιάχνουμε φίλτρα ώστε τα άχρηστα να πηγαίνουν αυτόματα στους σωστούς φακέλους.
3. Βάζουμε κανόνα, για παράδειγμα “μετά από 30 ημέρες, σβήσε τα παλιά”, στους φακέλους αυτούς.

Βήμα 1: Φτιάξε τους σωστούς φακέλους

Αρχικά, πρέπει να φτιάξεις 3 έως 6 φακέλους, όχι 30. Αλλιώς θα μπερδευτείς.

Για παράδειγμα, σου γράφω μερικές προτάσεις φακέλων που ταιριάζουν στους περισσότερους. Μπορείς να γράψεις και τους δικούς σου φακέλους:

Στη συνέχεια, κάνεις δεξί κλικ πάνω στον λογαριασμό του email και επιλέγεις «Νέος φάκελος».

Έπειτα, δημιουργείς τους φακέλους.

• Πελάτες (τα emails που έρχονται από πελάτες)
• Προμηθευτές (τα emails που έρχονται από προμηθευτές)
• Τράπεζες (όλα τα emails που έρχονται από τράπεζες που τα περισσότερα είναι απλή ενημέρωση)
• Εκπαίδευση (ότι emails περιέχει κάτι ενημερωτικό η διδακτικό και θέλεις να το δεις αργότερα)
• Προσφορές (Τα emails που περιέχουν προσφορές από γνωστά σου sites και που θέλεις για ένα διάστημα να τα έχεις στην άκρη. Άλλωστε, οι προσφορές έχουν γρήγορη ημερομηνία λήξης.)
• Spam, Άχρηστα (όλα τα emails που φτάνουν χωρίς την έγκρισή σου, μπορεί να έχουν ιούς ή να δείχνουν ύποπτα για απάτες κλπ.)

Αν θέλεις κάνε και κάποιους ακόμη που ταιριάζουν σε εσένα. Ωστόσο, μην το παρακάνεις γιατί θα κάνεις το σύστημά σου πολύπλοκο.

Βήμα 2: Δες λίγο τα εισερχόμενα emails για να καταλάβεις τα προβληματικά emails και πως θα κάνεις την αρχειοθέτηση.

Αρχικά, παρατήρησε:

* Συγκεκριμένα, ποιοι αποστολείς σου στέλνουν συνέχεια άχρηστα emails; (το email τους)

* Επιπλέον, ποιες λέξεις βλέπεις συχνά στα θέματα; (πχ “promo”, “offer”, “newsletter”, “προσφορά”)

1. Έπειτα, αυτό θα σου δώσει τις πρώτες ιδέες για φίλτρα.
2. Στη συνέχεια, φτιάξε φίλτρα για αυτόματη μετακίνηση emails.

Λοιπόν, εδώ ξεκινάει το μαγικό του Thunderbird. Τα φίλτρα στα emails κάνουν τη δουλειά της εκκαθάρισης, αντί για σένα.

Πού βρίσκεις τα φίλτρα

1. Αρχικά, πήγαινε στο κεντρικό μενού του Thunderbird στην επιλογή “Εργαλεία”.
2. Στη συνέχεια, επέλεξε «φίλτρα μηνυμάτων».
3. Έπειτα, διάλεξε τον σωστό λογαριασμό email στην επιλογή φίλτρα για… (αν έχεις παραπάνω από έναν).
4. Τέλος, πάτα «Νέο».

Κανόνας φίλτρου 1: Μήνυμα από πελάτη να πηγαίνει στο “Πελάτες”

1. Συγκεκριμένα, γράψε στο όνομα φίλτρου «πελάτες».
2. Έπειτα, τσέκαρε «κατά την χειροκίνητη εκτέλεση» και το «Κατά την λήψη νέων email».
3. Επίσης, τσέκαρε το «Αντιστοίχιση οποιονδήποτε από τα παρακάτω.»
4. Στη συνέχεια, επέλεξε τον όρο. Δηλαδή, διάλεξε με βάση ποιον όρο θα φιλτράρει το email. Συνήθως επιλέγουμε το «Θέμα» και το «Από».
5. Έπειτα, επιλέγεις το «περιέχει» και δίπλα γράφεις το κείμενο που θα ψάξει το φίλτρο.
6. Μετά, στο κάτω παράθυρο επιλέγεις τι θα κάνει αν βρει κάποιο email που ταιριάζει με τη συνθήκη.
7. Στη συνέχεια, επέλεξε «Μετακίνηση μηνύματος σε» και διάλεξε τον φάκελο «Πελάτες».
8. Τέλος, πάτα το «οκ».

Αν επέλεξες στο φίλτρο «Από» και έβαλες ένα email, από εδώ και πέρα κάθε νέο μήνυμα από αυτό το email θα πηγαίνει στον φάκελο «Πελάτες».

Επιπλέον, μετά το πλήκτρο «οκ», αν πατήσεις και το πλήκτρο «Εκτέλεση τώρα», το Thunderbird θα ψάξει όλα τα εισερχόμενα από τον λογαριασμό και θα στείλει στον φάκελο «Πελάτες» όποιο email ταιριάζει.

Ωστόσο, αν έχεις χιλιάδες emails στα εισερχόμενα, η διαδικασία θα πάρει λίγη ώρα. Να έχεις υπομονή.

Επίσης, μπορείς να επιστρέφεις όποτε θέλεις σε αυτό το φίλτρο και να προσθέτεις νέα emails που θέλεις να φιλτράρεις.

Στη συνέχεια, κάνε νέα φίλτρα και για τους υπόλοιπους φακέλους.

Ωστόσο, δεν χρειάζεται να τους βάλεις όλους από την πρώτη μέρα.

Όταν θα φτάσεις να κάνεις το φίλτρο «Ανεπιθύμητα» να είσαι προσεκτικός/ή.

Αρχικά, δοκίμασε τα φίλτρα σε παλιά emails που έχεις ήδη στα εισερχόμενα.

Αν το φίλτρο στείλει κάτι σε λάθος φάκελο, κράτα την ψυχραιμία σου. Πήγαινε στα φίλτρα ξανά και διόρθωσε τη συνθήκη στο φίλτρο.

Βήμα 3: Βάλε αυτόματη εκκαθάριση του κάθε φάκελου μετά από κάποιες μέρες πχ. 30 ημέρες

Συγκεκριμένα, αυτό θα το κάνεις για να κερδίσεις χώρο στα emails.

Με άλλα λόγια, η ιδέα είναι απλή:

* Αρχικά, οι προσφορές, τα ανεπιθύμητα και οι απλές ενημερώσεις από την τράπεζα δεν χρειάζεται να μένουν για πάντα στους φακέλους.

* Έπειτα, κράτα τα για 30 ή 60 ημέρες και μετά διέγραψέ τα.

Σημείωσε πως αν θέλεις να κρατήσεις κάποιο παλιό email, τσέκαρε το αστεράκι που θα δεις στα δεξιά και κάτω από το κάθε εισερχόμενο email. Έτσι λες στο σύστημα ότι είναι σημαντικό.

Πώς κάνεις αυτόματη εκκαθάριση ανά φάκελο:

1. Αρχικά, κάνε δεξί κλικ πάνω στον φάκελο που έχεις δημιουργήσει και θέλεις να καθαρίζει αυτόματα τα παλιά emails.
2. Στη συνέχεια, επιλέγεις «ιδιότητες» και μετά «Πολιτική διατήρησης».
3. Έπειτα, τσεκάρεις «Διαγραφή μηνυμάτων παλαιότερων από» και γράφεις τις ημέρες.
4. Επίσης, τσεκάρεις «Διατήρηση μηνυμάτων με αστέρι».
5. Πάτα το «οκ»

Έτσι το Thunderbird θα βλέπει την ημερομηνία και θα διαγράφει αυτόματα τα μηνύματα που είναι παλιότερα από το όριο που έβαλες.

Σημείωσε πως η διαγραφή είναι οριστική.

Πρακτική συμβουλή:

• Κράτα από πελάτες για πάντα
• Από προμηθευτές 90 ημέρες
• Από Τράπεζες 60 ημέρες
• Από Εκπαίδευση 60 ημέρες
• Από Ενημέρωση και Ανεπιθύμητα 30 ημέρες

Επαναλαμβάνω ότι πάντα μπορείς να τσεκάρεις με αστεράκι τα σημαντικά, ώστε να τα κρατάς για πάντα.

Προληπτικές κινήσεις:

• Αρχικά, ρίξε μια ματιά στον φάκελο “Spam, Ανεπιθύμητα”, μήπως το φίλτρο έστειλε εκεί κατά λάθος κάποιο email.
• Στη συνέχεια, αν δεις νέο “ενοχλητικό” αποστολέα, πρόσθεσέ τον σε φίλτρο.
• Τέλος, άδειασε τον κάδο απορριμμάτων ανά διαστήματα.

Αυτό ήταν!

Επομένως, ο χώρος των emails σου θα αδειάσει αισθητά και δεν θα έχεις πλέον το άγχος μήπως γεμίσει και σταματήσεις να λαμβάνεις emails.

Επιπλέον, θα γεμίζει με πολύ πιο αργό ρυθμό.

Ώρα να βάλεις τάξη: Ξεκίνα σήμερα!

Συγκεκριμένα, τώρα ξέρεις ήδη τι πρέπει να κάνεις. Δεν είναι δύσκολο. Δεν χρειάζεται τεχνικές γνώσεις. Χρειάζεται μόνο να αφιερώσεις 20–30 λεπτά και να ακολουθήσεις τα βήματα με τη σειρά.

Αρχικά, φτιάξε τους φακέλους.

Έπειτα βάλε 2–3 βασικά φίλτρα.

Τέλος, ενεργοποίησε την αυτόματη εκκαθάριση.

Ωστόσο, μην προσπαθήσεις να τα κάνεις όλα τέλεια από την πρώτη μέρα. Ξεκίνα απλά. Στη συνέχεια, θα κάνεις το σύστημα καλύτερο όσο το χρησιμοποιείς.

Συνεπώς, σε λίγες ημέρες θα δεις διαφορά.

1. Αρχικά, το inbox σου θα είναι πιο καθαρό.
2. Επιπλέον, τα σημαντικά emails θα ξεχωρίζουν.
3. Τέλος, ο χώρος σου θα σταματήσει να γεμίζει ανεξέλεγκτα.

Το πιο σημαντικό όμως είναι ότι θα φύγει εκείνο το μικρό άγχος που νιώθεις κάθε φορά που βλέπεις εκατοντάδες αδιάβαστα μηνύματα.

Ξεκίνα σήμερα. Άνοιξε το Thunderbird και κάνε το πρώτο βήμα.

Αν κάπου κολλήσεις ή θέλεις να το ρυθμίσουμε μαζί, στείλε μου μήνυμα. Θα σε καθοδηγήσω βήμα-βήμα.

Εν κατακλείδι, η οργάνωση των email σου είναι απαραίτητη αν θέλεις τον έλεγχο της κατάστασης και την ηρεμία σου.

Διάβασε επίσης όλο το άρθρο για το Thunderbird