Thunderbird: Πως θα καθαρίσεις τα spam και περιττά emails

Αν έχεις πρόβλημα χώρου στο email, συνήθως δεν φταίνε τα σημαντικά μηνύματα. Φταίνε τα newsletters, προσφορές, ειδοποιήσεις, “ενημερωτικά”, αλλά και ανεπιθύμητα και γενικά emails που δεν διαβάζεις ποτέ.

Παρακάτω θα αναλύσω σε 3 βήματα πως θα απαλλαγείς από αυτά τα μηνύματα και θα ελαφρώσεις τη θυρίδα του email σου:

Βήματα:

Φτιάχνουμε φακέλους για να μπαίνει μια τάξη στα πληροφορίες.
Φτιάχνουμε φίλτρα ώστε τα άχρηστα να πηγαίνουν αυτόματα στους σωστούς φακέλους
Βάζουμε κανόνα π.χ. “μετά από 30 ημέρες, σβήσε τα παλιά” στους φακέλους αυτούς.

## Βήμα 1: Φτιάξε τους σωστούς φακέλους

Αρχικά, πρέπει να φτιάξεις 3 έως 6 φακέλους, όχι 30. Αλλιώς θα μπερδευτείς.

Σου γράφω μερικές προτάσεις φακέλων (ταιριάζει στους περισσότερους). Μπορείς να γράψεις τους δικούς σου φάκελους:

Κάνεις δεξι κλίκ πάνω στον λογαριασμό του email επιλέγεις «Νέος φάκελος»

Δημιουργείς τους φακέλους.

Πελάτες (τα emails που έρχονται από πελάτες)
Προμηθευτές (τα emails που έρχονται από προμηθευτές)
Τράπεζες (όλα τα emails που έρχονται από τράπεζες που τα περισσότερα είναι απλή ενημέρωση)
Εκπαίδευση (ότι emails περιέχει κάτι ενημερωτικό η διδακτικό και θέλεις να το δεις αργότερα)
Προσφορές (Τα emails που περιέχουν προσφορές από γνωστά σου sites και που θέλεις για ένα διάστημα να τα έχεις στην άκρη. Άλλωστε ως προσφορές έχουν γρήγορη ημερομηνία λήξης)
Spam, Άχρηστα (όλα τα emails που έρχονται χωρίς την έγκρισή σου και είτε έχουν ιούς είτε είναι ύποπτα για απάτες κλπ)

Αν θέλεις κάνε και κάποιους ακόμη που ταιριάζουν σε εσένα. Μην το παρακάνεις όμως γιατί θα γίνει πολύπλοκο το σύστημά σου.

## Βήμα 2: Δες λίγο τα εισερχόμενα emails για να καταλάβεις τα προβληματικά emails και πως θα κάνεις την αρχειοθέτηση.

Παρατήρησε:

* Ποιοι αποστολείς, σου στέλνουν συνέχεια άχρηστα emails; ( το email τους)

* Τι λέξεις εμφανίζονται συχνά στα θέματα; (πχ “promo”, “offer”, “newsletter”, “προσφορά”)

Αυτό θα σου δώσει τις πρώτες ιδέες για φίλτρα.
Φτιάξε φίλτρα για αυτόματη μετακίνηση emails

Εδώ ξεκινάει το μαγικό του thunderbird. Τα φίλτρα στα emails κάνουν τη δουλειά της εκκαθάρισης, αντί για σένα.

### Πού βρίσκεις τα φίλτρα

Πήγαινε στο κεντρικό μενού του thunderbird στην επιλογή “Εργαλεία”
Επέλεξε «φίλτρα μηνυμάτων»
Διάλεξε τον σωστό λογαριασμό email. Στην επιλογή φίλτρα για…(αν έχεις παραπάνω από έναν)
Πάτα «Νέο»

### Κανόνας Φίλτρο 1: Ό,τι έρχεται από Πελάτη να πηγαίνει στο “Πελάτες”

Γράψε στο όνομα φίλτρου «πελάτες»
Τσέκαρε «κατά την χειροκίνητη εκτέλεση» και το «Κατά την λήψη νέων email»
Τσέκαρε επίσης το «Αντιστοίχιση οποιονδήποτε από τα παρακάτω.»
Μετά επέλεξε τον όρο. Δηλαδή βάσει ποιου όρου θα φιλτράρει το email. Συνήθως επιλέγουμε Το «Θέμα» και το «Από»
Επιλέγεις το «περιέχει» και δίπλα γράφεις το κείμενο που θα ψάξει το φίλτρο.
Στο κάτω παράθυρο επιλέγεις τι θα κάνει αν βρει κάποιο email που θα ταιριάζει με την συνθήκη.
Επέλεξε «Μετακίνηση μηνύματος σε» και επέλεξε τον φάκελο «Πελάτες»
Πάτα το «οκ»

Αν επέλεξες στο φίλτρο «Από» και έβαλες ένα email, από εδώ και πέρα κάθε μήνυμα που έρχεται από αυτό το email θα πηγαίνει στον φάκελο «Πελάτες»

Επίσης Μετά το πλήκτρο «οκ» που πάτησες αν πατήσεις και το πλήκτρο «Εκτέλεση τώρα» θα ψάξει όλα τα εισερχόμενα από από τον λογαριασμό και θα στείλει όποιο email ταιριάζει, μέσα στο φάκελο «Πελάτες»

Αν έχεις χιλιάδες emails στα εισερχόμενα θα κάνει λίγη ώρα. Να έχεις υπομονή.

Μπορείς επίσης να επιστρέφεις όποτε θέλεις σε αυτό το φίλτρο και να προσθέτεις νέα emails για τα οποία θέλεις να φιλτραρεις.

Τώρα κάνε νέα φίλτρα και για τους υπόλοιπους φάκελους.

Υπόψιν, δεν χρειάζεται να τους βάλεις όλους από την πρώτη μέρα.

Όταν θα φτάσεις να κάνεις το φίλτρο «Ανεπιθύμητα» να είσαι προσεκτικός/ή.

Δοκίμασε τα φίλτρα σε παλιά emails που έχεις ήδη στα εισερχόμενα.

Αν κάτι δεν μεταφέρεται σωστά, μην αγχωθείς. Πήγαινε στα φίλτρα ξανά και διόρθωσε την συνθήκη στο φίλτρο.

## Βήμα 3: Βάλε αυτόματη εκκαθάριση του κάθε φάκελου μετά από κάποιες μέρες πχ. 30 ημέρες

Αυτό θα το κάνεις για να κερδίσεις χώρο στα emails.

Η ιδέα είναι απλή:

* Οι προσφορές και τα Ανεπιθύμητα όπως και οι απλές ενημερώσεις από την τράπεζα δεν χρειάζεται να μένουν για πάντα στους φάκελους.

* Κράτα τα για 30 ημέρες η 60 και μετά διέγραψέ τα.

Σημείωσε πως αν δεν θέλεις να σβηστεί κάποιο email παρόλο που είναι παλιό τσέκαρε το αστεράκι που είναι στα δεξιά και κάτω από το κάθε εισερχόμενο email. Έτσι λες στο σύστημα ότι είναι σημαντικό.

### Πως κάνεις αυτόματη εκκαθάριση ανά φάκελο:

Δεξί κλικ πάνω στο φάκελο που έχεις δημιουργήσει και που θέλεις να σβήνονται τα παλιά emails.
Επιλέγεις «ιδιότητες» και μετά «Πολιτική διατήρησης»
Τσεκάρεις «Διαγραφή μηνυμάτων παλαιότερων από» και γράφεις τις ημέρες.
Επίσης τσεκάρεις «Διατήρηση μηνυμάτων με αστέρι»
Πάτα το «οκ»

Έτσι το σύστημα θα βλέπει την ημερομηνία και αυτόματα θα διαγράφει τα μηνύματα που είναι παλιότερα από το όριο που έβαλες.

Σημείωσε πως η διαγραφή είναι οριστική.

Πρακτική συμβουλή:

Κράτα από πελάτες για πάντα
Από προμηθευτές 90 ημέρες
Από Τράπεζες 60 ημέρες
Από Εκπαίδευση 60 ημέρες
Από Ενημέρωση και Ανεπιθύμητα 30 ημέρες

Επαναλαμβάνω ότι πάντα μπορείς να τσεκάρεις με αστεράκι τα σημαντικά για να μην σβήνονται ποτέ.

Προληπτικές κινήσεις:

Ρίξε μια ματιά στον φάκελο “Spam, Ανεπιθύμητα” μήπως μπήκε κατά λάθος κάποιο email
Αν δεις νέο “ενοχλητικό” αποστολέα, πρόσθεσέ τον σε φίλτρο
Άδειασε τον κάδο απορριμμάτων ανά διαστήματα

Αυτό ηταν!.

Ο χώρος των emails σου θα αδειάσει αισθητά και δεν θα έχεις πλέον το άγχος μην γεμίσει και δεν λαμβάνεις πλέον emails.

Επίσης θα γεμίζει με πολύ αργό ρυθμό.

## Ώρα να βάλεις τάξη: Ξεκίνα σήμερα!

Τώρα ξέρεις ήδη τι πρέπει να κάνεις. Δεν είναι δύσκολο. Δεν χρειάζεται τεχνικές γνώσεις. Χρειάζεται μόνο να αφιερώσεις 20–30 λεπτά και να ακολουθήσεις τα βήματα με τη σειρά.

Φτιάξε πρώτα τους φακέλους.

Έπειτα βάλε 2–3 βασικά φίλτρα.

Και τέλος ενεργοποίησε την αυτόματη εκκαθάριση.

Μην προσπαθήσεις να τα κάνεις όλα τέλεια από την πρώτη μέρα. Ξεκίνα απλά. Το σύστημα θα βελτιώνεται όσο το χρησιμοποιείς.

Σε λίγες ημέρες θα δεις διαφορά.