Ο προγραμματισμός εργασιών είναι ουσιαστικά η διαδικασία κατά την οποία βάζουμε σε μια σειρά τις ενέργειες που θέλουμε να κάνουμε για να πετύχουμε έναν στόχο.
Είναι κάτι που μας βοηθά να μείνουμε οργανωμένοι, να γνωρίζουμε πάντα ποιο είναι το επόμενο βήμα και να έχουμε μια ξεκάθαρη εικόνα για το πού πηγαίνουμε.
Σε αυτό το πλαίσιο, η φράση «Κάντε έναν προγραμματισμό και γράψτε τον σε ένα χαρτί ή σε ένα αρχείο» σημαίνει απλώς να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να καταγράψετε, με απλό και πρακτικό τρόπο, τις κινήσεις που πρέπει να κάνετε για να επιτύχετε αυτά που ήδη έχετε αποφασίσει.
Γιατί να γράψετε τον στόχο σας;
Όταν απλώς σκέφτεστε τα πράγματα που πρέπει να κάνετε, συχνά μπερδεύονται στο μυαλό σας και σας φαίνονται θολά ή χαοτικά. Μπορεί να ξεχνάτε βασικά βήματα, να αναβάλλετε κάποιες ενέργειες ή να χάνετε τις προθεσμίες που θα έπρεπε να κάνατε κάτι.
Αντίθετα, αν καταγράψετε τα βήματά σας, σε ένα χαρτί, σε ένα σημειωματάριο, ή σε ένα αρχείο στον υπολογιστή τότε έχετε ένα σταθερό σημείο αναφοράς. Μπορείτε να το κοιτάξετε ανά πάσα στιγμή, να προσθέσετε σημειώσεις, να διαγράψετε ότι ολοκληρώσατε και να ενημερώνεστε για ότι έχει μείνει ακόμη.
Αυτή η απλή πράξη σας βοηθά να παραμείνετε εστιασμένοι στο στόχο σας. Δεν χρειάζεται να θυμόσαστε όλα τα βήματα απέξω, και αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να σκεφτόσαστε πιο καθαρά και να σχεδιάζετε καλύτερα τις κινήσεις σας.
Πώς να φτιάξετε πρακτικά ένα πλάνο με προγραμματισμό εργασιών;
1. Ξεκινήστε με έναν κύριο στόχο.
Τι είναι αυτό που θέλετε να πετύχετε; Αναρωτηθείτε, θέλετε να βελτιώσετε την ιστοσελίδα σας, να αυξήσετε τις πωλήσεις σας, να αναπτύξετε ένα νέο προϊόν;
Καθορίστε τον κύριο στόχο σας πριν μπείτε σε λεπτομέρειες.
2. Διαχωρίστε τον στόχο σας σε μικρότερα βήματα.
Αν π.χ. ο στόχος σας είναι να βελτιώσετε την ψηφιακή παρουσία σας, γράψτε τα συγκεκριμένα βήματα όπως:
-
- Βελτίωση της ιστοσελίδας: Τι αλλαγές χρειάζονται να γίνουν;
- Δημιουργία νέου περιεχομένου: Ποια άρθρα ή βίντεο θα χρειαστείτε;
- Προώθηση μέσω social media: Ποιες πλατφόρμες θα χρησιμοποιήσετε και με ποιο πλάνο;
3. Καθορίστε προτεραιότητες.
Ποιο βήμα πρέπει να γίνει πρώτο; Ποιο είναι πιο επείγον ή πιο σημαντικό;
Π.χ. Στο προηγούμενο παράδειγμα της βελτίωσης της ιστοσελίδας σας Θα καταγράψετε τι θέλετε να βελτιώσετε ούτως ώστε να γίνει πιο λειτουργική και να μπορεί να δεχτεί τα άρθρα που θα γράψετε και να φαίνεται και πιο σωστά στα socials.
Βάλτε τις εργασίες σε μια σειρά. Ποια θα γίνει πρώτη ποια δεύτερη κλπ.
Δώστε προτεραιότητα στις ενέργειες που θα έχουν τη μεγαλύτερη αξία ως αποτέλεσμα στον στόχο σας. Έτσι, ακόμα κι αν δεν καταφέρετε να τα κάνετε όλα, θα έχετε σημειώσει σημαντική πρόοδο στις επί μέρους εργασίες.
Επίσης όταν χωρίζετε σε μικρότερες εργασίες ένα έργο, σας φαίνεται πιο μικρό και δεν έχετε πλέον τόσες αναβολές.
4. Ορίστε προθεσμίες.
Ένα πλάνο χωρίς προθεσμίες είναι απλά μια λίστα επιθυμιών. Ορίστε μια ημερομηνία για κάθε βήμα, πότε δηλαδή θα τελειώσει. Μην ξεχνάτε ότι το τέλος κάποιας εργασίας θα είναι η αρχή της επόμενης.
Αυτό σας βοηθά να μένετε σε ευθυγράμμιση με τον στόχο σας και σας υπενθυμίζει πότε πρέπει να ολοκληρώσετε κάθε ενέργεια.
Μην ανησυχείτε αν δεν μπορέσετε να κρατήσετε τα πάντα μέσα στα χρονικά πλαίσια που θέσατε. Απλά προσπαθήστε πάλι.
5. Ενημερώνετε το πλάνο σας τακτικά.
Ένα πρόγραμμα δεν είναι κάτι στατικό. Οι συνθήκες μπορεί να αλλάξουν, να προκύψουν νέα δεδομένα ή να βρείτε καλύτερες λύσεις.
Κάθε τόσο, ελέγχετε τι έχετε κάνει ήδη και προσαρμόστε το πλάνο σας ανάλογα με την πρόοδο που έχετε σημειώσει.
Προσθέστε ότι νέες εργασίες προέκυψαν.
Τι προσφέρει ο γραπτός προγραμματισμός;
- Οργάνωση: Ξέρετε ανά πάσα στιγμή τι πρέπει να κάνετε, χωρίς να βασίζεστε μόνο στη μνήμη σας.
- Συγκέντρωση: Αντί να προσπαθείτε να θυμηθείτε όλα τα βήματα ή να σπαταλάτε χρόνο ψάχνοντας τις επόμενες ενέργειες, μπορείτε να εστιάσετε στην εκτέλεση της κάθε ενέργειας.
- Συνεχής πρόοδος: Όταν βλέπετε το πλάνο σας να προχωρά και τα βήματα να ολοκληρώνονται, έχετε μια αίσθηση επιτυχίας που σας δίνει κίνητρο να συνεχίσετε.
- Αυτοπεποίθηση: Ένα ξεκάθαρο πλάνο δείχνει ότι έχετε τον έλεγχο της κατάστασης. Αυτό σας δίνει την αυτοπεποίθηση να προχωρήσετε μπροστά, ακόμα κι αν το έργο, σας φαίνεται αρχικά δύσκολο.
Εργαλεία που μπορεί να σας χρησιμεύσουν.
Χαρτί Α4 και μολύβι για να μπορείτε να γράφετε και να σβήνετε τις πρώτες σκέψεις σας.
Φτιάξτε ένα αρχείο word όπου θα μεταφέρετε τις ιδέες σας.
Επίσης ένα αρχείο Excel όπου θα γράψετε την κάθε εργασία και δίπλα την ημερομηνία πότε θα πρέπει να γίνει.
https://chatgpt.com (Το γνωστό AI που μπορεί να σας δώσει ιδέες)
https://miro.com/ (online app όπου κάνει χάρτες σκέψεων για να οργανώσετε τις σκέψεις σας και να έχετε την μεγάλη εικόνα)
https://clickup.com/ (καταγράψτε με λεπτομέρεια την κάθε κίνηση που πρέπει να κάνετε προκειμένου να ολοκληρώσετε ένα έργο)
Κρατήστε καθημερινή ενημέρωση για το σχέδιό σας και θα δείτε σε λίγο καιρό να γίνονται θαύματα στη δουλειά σας.
Συμπέρασμα
Ο γραπτός προγραμματισμός δεν είναι κάτι περίπλοκο ή χρονοβόρο. Είναι ένα απλό αλλά ισχυρό εργαλείο που σας βοηθάει να οργανώσετε τις σκέψεις σας, να προχωρήσετε βήμα-βήμα προς τον στόχο σας και να παραμένετε εστιασμένοι στις προτεραιότητές που θα σας δώσουν την επιτυχία.
Με ένα σαφές πλάνο που το ενημερώνετε τακτικά, θα βλέπετε πιο ξεκάθαρα την πρόοδο που κάνετε και θα είστε σε θέση να ανταποκριθείτε στις προκλήσεις πιο εύκολα και αποτελεσματικά.
