Η μέρα του επαγγελματία περνάει άλλοτε δύσκολα και άλλοτε πιο εύκολα. Οταν φτάσει το βράδυ αναρωτιέσαι «μα τι έκανα όλη μέρα;» Δούλεψες πολλές ώρες, έτρεξες από δω κι από κει, απάντησες σε δεκάδες μηνύματα, και όμως οι σημαντικές δουλειές έμειναν πάλι πίσω. Αν το ζεις αυτό συχνά, φταίει που η μέρα σου τρέχει χωρίς πλάνο.
Ο προγραμματισμός εργασιών είναι ακριβώς αυτό που λείπει από τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις. Δεν είναι κάτι περίπλοκο, ούτε χρειάζεσαι ακριβά εργαλεία. Σε αυτό το άρθρο θα δεις γιατί κάνει τόση διαφορά, τι δείχνουν οι έρευνες, και πώς να φτιάξεις ένα απλό πλάνο που θα το εφαρμόσεις από αύριο κιόλας.
Τι σημαίνει προγραμματισμός εργασιών στην πράξη
Με απλά λόγια, προγραμματισμός εργασιών είναι το να αποφασίζεις από πριν τι θα κάνεις, πότε και με ποια σειρά. Τίποτα παραπάνω. Αντί να ξυπνάς και να αντιδράς σε ό,τι σου τυχαίνει, ορίζεις εσύ τι έχει προτεραιότητα.
Φαντάσου δύο μαγαζιά. Το ένα ανοίγει και περιμένει να δει τι θα φέρει η μέρα. Το άλλο ξέρει από το πρωί ποιες παραγγελίες θα ετοιμάσει, ποιον πελάτη θα πάρει τηλέφωνο και τι θα ανεβάσει στα social. Ποιο νομίζεις ότι κλείνει τη μέρα πιο ήρεμο και με περισσότερη δουλειά ολοκληρωμένη;
Μου έχει τύχει να το δω αυτό πολύ καθαρά. Είχα έναν πελάτη με eshop που δούλευε δώδεκα ώρες τη μέρα και πάλι ένιωθε ότι δεν προλάβαινε τίποτα. Καθίσαμε μαζί ένα απόγευμα και απλά γράψαμε τι έπρεπε να γίνεται κάθε μέρα και ποιος θα το έκανε. Μέσα σε έναν μήνα, δούλευε λιγότερες ώρες αλλά έβγαζε περισσότερες παραγγελίες. Δεν άλλαξε κάτι τρομερό. Απλώς σταμάτησε να κάνει δουλειές στα τυφλά και τυχαία.
Τι λένε οι έρευνες
Στην πράξη υπάρχουν μετρήσεις που δείχνουν πόσο μετράει ο προγραμματισμός. Δες μερικά στοιχεία που αξίζει να τα έχεις υπόψη σου.
Ο καθηγητής ψυχολογίας Dr. Gail Matthews, στο Dominican University of California, μελέτησε 267 επαγγελματίες και βρήκε πως όσοι έγραφαν τους στόχους τους είχαν 42% περισσότερες πιθανότητες να τους πετύχουν, σε σχέση με όσους απλα τους σκεφτόντουσαν.
Η American Psychological Association αναφέρει ότι το να πηδάς συνέχεια από τη μία δουλειά στην άλλη η να κάνεις πολλές δουλειές ταυτόχρονα (το γνωστό multitasking) μπορεί να σου κόψει έως και 40% από την παραγωγικότητα σου. Όταν έχεις πλάνο, σταματάς αυτό το πήγαινε-έλα στις δουλειές σου.
Έρευνες για τη διαχείριση χρόνου δείχνουν επίσης κάτι ανησυχητικό: μόνο 1 στους 5 εργαζόμενους νιώθει ότι ελέγχει πραγματικά τη μέρα του. Την ίδια στιγμή, 10 με 12 λεπτά καθημερινού προγραμματισμού μπορούν να σου γλιτώσουν γύρω στις δύο ώρες δουλειάς. Σκέψου το σοβαρά, λίγα λεπτά για προγραμματισμό το πρωί σου χαρίζουν δύο ώρες στη μέρα σου.
Τέλος, μια κλασική μελέτη στο British Journal of Health Psychology έδειξε ότι το 91% των ανθρώπων που έγραψαν πότε και πού θα κάνουν μια εργασία, την έκαναν τελικά. Η διαφορά με όσους είχαν «καλή πρόθεση» μόνο, ήταν τεράστια.
Τι σημαίνουν όλα αυτά για εσένα που έχεις μια μικρή επιχείρηση; Πολύ απλά, ότι ο χρόνος που χάνεις χωρίς πλάνο δεν είναι λίγος. Είναι ώρες κάθε εβδομάδα που θα μπορούσες να τις δώσεις σε πελάτες, σε πωλήσεις ή απλά στην ξεκούρασή σου. Και το καλό είναι πως δεν χρειάζεται κάποια ειδική γνώση για να το διορθώσεις, παρά μόνο λίγη συνέπεια.
Γιατί να γράψεις τον στόχο σου;
Όταν κρατάς τα πάντα στο μυαλό, το μυαλό κουράζεται και ξεχνάει. Όταν τα γράφεις, καθαρίζει και βλέπεις πιο σωστά τι έχεις μπροστά σου. Ο γραπτός στόχος γίνεται κάτι συγκεκριμένο, όχι μια αόριστη σκέψη που σε κυνηγάει κάθε μέρα.
Από την εμπειρία μου, οι περισσότεροι επαγγελματίες δεν αποτυγχάνουν επειδή δεν δουλεύουν. Αποτυγχάνουν επειδή η δουλειά τους είναι σκόρπια. Το γράψιμο βάζει τάξη. Είναι σαν να δίνεις στον εαυτό σου μια μικρή υπόσχεση που μπορείς να την ελέγξεις στο τέλος της μέρας.
Αν νιώθεις ότι κολλάς και δεν ξέρεις από πού να ξεκινήσεις, μπορεί να σε βοηθήσει και το άρθρο για το πώς να ξεκολλήσεις από σκέψεις επαγγελματικά, γιατί πολλές φορές το μπλοκάρισμα φεύγει μόλις γράψεις την πρώτη πρόταση.
Τι προσφέρει ο γραπτός προγραμματισμός;
Για να το δεις πιο καθαρά, σου βάζω εδώ μια μικρή σύγκριση ανάμεσα σε μια μέρα χωρίς πλάνο και σε μια μέρα με πλάνο.
| Μέρα χωρίς πλάνο | Μέρα με πλάνο |
| Ξεκινάς με ότι θυμάσαι | Ξεκινάς από τη σημαντικότερη δουλειά |
| Ξεχνάς πράγματα και τρέχεις στο παρά πέντε να τα προλάβεις | Όλα είναι γραμμένα, δεν χάνεται τίποτα |
| Νιώθεις άγχος και κούραση το βράδυ | Κλείνεις τη μέρα ήρεμος και ικανοποιημένος |
| Δουλεύεις πολύ αλλά προχωράς λίγο | Δουλεύεις στοχευμένα και βλέπεις αποτέλεσμα |
Πώς να φτιάξεις πρακτικά ένα πλάνο
Εδώ είναι το πιο σημαντικό κομμάτι, γιατί χωρίς πράξη όλα μένουν στα λόγια. Δες πέντε απλά βήματα που μπορείς να τα κάνεις σήμερα, ακόμα και με ένα χαρτί και ένα στυλό.
- Γράψε το βράδυ ή το πρωί τις 3 πιο σημαντικές δουλειές της ημέρας. Όχι δέκα, μόνο τρεις.
- Βάλε τες σε σειρά προτεραιότητας. Ξεκίνα από αυτή που φοβάσαι ή αναβάλεις πιο πολύ.
- Δώσε σε κάθε δουλειά μια ώρα μέσα στη μέρα. «Στις 10 θα φτιάξω τις φωτογραφίες προϊόντων.»
- Κλείσε τις ειδοποιήσεις όσο δουλεύεις πάνω σε κάτι σημαντικό. Έτσι κόβεις το multitasking.
- Στο τέλος της μέρας, τσέκαρε τι έκανες. Ό,τι έμεινε, μεταφέρέ το στην επόμενη μέρα.
Μην προσπαθήσεις να αλλάξεις τα πάντα μονομιάς. Ξεκίνα με τις τρεις δουλειές της μέρας και κράτησέ το για δύο εβδομάδες. Θα δεις διαφορά πιο γρήγορα απ’ όσο νομίζεις.
Ένα κόλπο που δουλεύει πολύ καλά είναι να δίνεις σε κάθε δουλειά ένα συγκεκριμένο μπλοκ ώρας μέσα στη μέρα, αντί να την αφήνεις «κάποια στιγμή». Όταν λες «από τις 9 έως τις 10 γράφω περιγραφές προϊόντων», το μυαλό σου ξέρει τι να κάνει και δεν χαζεύει. Αυτό λέγεται time blocking και είναι από τα πιο απλά πράγματα που μπορείς να εφαρμόσεις σήμερα.
|
Εργαλεία που μπορεί να σου χρησιμεύσουν
Δεν χρειάζεσαι κάτι πολύπλοκο. Αν θες, μπορείς να ξεκινήσεις και με ένα τετράδιο. Όμως αν προτιμάς ψηφιακά εργαλεία, σου δίνω μερικά που τα δουλεύουν πολλοί επαγγελματίες.
- Ατζέντα ή μπλοκάκι: το πιο απλό και πάντα δουλεύει. Δεν θέλει ρεύμα, δεν κρασάρει ποτε!.
- Google Calendar: για να βάζεις τις δουλειές σου σε ώρες και να σου θυμίζει τι έχεις.
- Trello: σου δείχνει με κάρτες τι είναι «να γίνει», «σε εξέλιξη» και «έτοιμο». Για το ξεκίνημά σου ειναι εξαιρετικό!
- Todoist: μια καθαρή λίστα εργασιών για το κινητό και τον υπολογιστή σου.
Αν θες τα πλάνα και τα αρχεία σου να είναι παντού μαζί σου, ρίξε μια ματιά στον οδηγό για την αποθήκευση στο cloud, που σε βοηθάει να δουλεύεις πιο έξυπνα από όποια συσκευή κι αν είσαι.
Ένα μεγάλο κομμάτι του προγραμματισμού είναι και τα email. Αν πνίγεσαι μέσα στο inbox σου, δες πώς να διαχειρίζεσαι τα email σου πιο αποτελεσματικά με το Thunderbird, για να μη σου τρώει η αλληλογραφία όλη τη μέρα.
Αν θέλεις να εμβαθύνεις στη λογική πίσω από τη σωστή κατανομή του χρόνου, υπάρχει και ένα κατατοπιστικό άρθρο για τη διαχείριση χρόνου στη Wikipedia. Μπορείς επίσης να δοκιμάσεις δωρεάν το Google Calendar ή το Trello και να δεις ποιο σου ταιριάζει.
Συμπέρασμα
Ο προγραμματισμός εργασιών δεν είναι θεωρία για μεγάλες εταιρείες. Είναι μια μικρή, καθημερινή συνήθεια που αλλάζει τον τρόπο που δουλεύεις. Γράψε τις σημαντικές δουλειές, βάλε προτεραιότητες, και κράτα το απλό. Οι έρευνες το λένε ξεκάθαρα, και η εμπειρία το επιβεβαιώνει.
Αν εφαρμόσεις μόνο το πρώτο βήμα, δηλαδή τις τρεις δουλειές της ημέρας, θα έχεις ήδη κερδίσει πολλά. Δοκίμασέ το αύριο και δες μόνος σου τη διαφορά στο πώς κλείνει η μέρα σου.
Ονομάζομαι Δημήτρης Αθανασιάδης και ασχολούμαι με την κατασκευή ιστοσελίδων, eshop και το SEO. Καθημερινά βοηθάω μικρούς και μεσαίους επαγγελματίες να οργανώσουν την ψηφιακή τους παρουσία και να βγάλουν περισσότερη δουλειά μέσα στη μέρα, χωρίς να τρέχουν συνέχεια χωρίς νόημα.
Αν θέλεις, στείλε μου το site σου και θα σου πω δωρεάν τι μπορεί να βελτιωθεί, χωρίς καμία υποχρέωση από μέρους σου. Μπορείς επίσης να δεις πώς δουλεύει η συμβουλευτική για κάθε επαγγελματία, που πολλές φορές είναι αυτό ακριβώς που χρειάζεσαι για να βάλεις μια τάξη στη μέρα σου. Με βρίσκεις στο info@athanasiadis.website και στο 2310 23.22.23.
