Σου έχει τύχει να ψάχνεις ένα αρχείο και να μην ξέρεις ποιος υπολογιστής έχει το αρχείο; Ή να σου χάλασε το laptop μια μέρα πριν από μια σημαντική παρουσίαση και να αγωνιάς αν θα προλάβεις να ανακτήσεις τα αρχεία σου;
Σου θυμίζουν κάτι αυτά τα σενάρια;
Για να σου πω την αλήθεια, βλέπω καθημερινά επαγγελματίες που χάνουν ώρες δουλειάς, ή ακόμη χειρότερα, αρχεία πολλών ετών, επειδή βασίζουν όλη τη δουλειά τους μόνο σε έναν δίσκο ή σε ένα usb stick. Όμως υπάρχει λύση και είναι πιο απλή απ’ όσο νομίζεις. Το λέμε αποθήκευση στο cloud.
Σε αυτό το άρθρο θα δούμε τι είναι το cloud, πώς μπορεί να σε βοηθήσει στη δουλειά σου, ποιες υπηρεσίες αξίζει να δοκιμάσεις και πώς μπορείς να το χρησιμοποιήσεις για κοινόχρηστα αρχεία με συναδέλφους ή πελάτες.
Τι είναι η αποθήκευση στο cloud
Η αποθήκευση στο cloud, ή αλλιώς αποθήκευση «στο σύννεφο», είναι ένας τρόπος να φυλάς τα αρχεία σου στο διαδίκτυο, αντί για τον τοπικό σου υπολογιστή.
Φαντάσου ότι αντί να κουβαλάς παντού έναν εξωτερικό δίσκο, έχεις ένα προσωπικό «ντουλάπι» στο internet. Σε αυτή το ντουλάπι μπαίνεις από όπου θέλεις: από το γραφείο, από το σπίτι, από το κινητό σου, ακόμη και από τον υπολογιστή ενός συνεργάτη.
Οι servers αποθηκεύουν τα αρχεία σου σε ειδικούς υπολογιστές μέσα σε μεγάλα data centers. Αυτά τα κέντρα έχουν προστασία, αντίγραφα ασφαλείας και υψηλή διαθεσιμότητα. Δηλαδή τα αρχεία σου είναι πολύ πιο ασφαλή εκεί, παρά στον δικό σου σκληρό δίσκο.
Αν θέλεις να εμβαθύνεις στο πώς λειτουργούν τα δίκτυα και η αποθήκευση αρχείων στη Google, μπορείς να ρίξεις μια ματιά στη Wikipedia Google_Drive
Γιατί ένας επαγγελματίας αξιοποιεί το cloud;
Πολλοί νομίζουν ότι το cloud αφορά μόνο τις μεγάλες εταιρείες. Όμως η αλήθεια είναι άλλη. Αν δουλεύεις ως λογιστής, δικηγόρος, γιατρός, σχεδιαστής ή διατηρείς ένα μικρό κατάστημα, αφορά και εσένα.
Δες μερικά οφέλη που θα παρατηρήσεις από την πρώτη μέρα.
- Πρόσβαση από παντού: δουλεύεις από όπου σε βολεύει, χωρίς να μεταφέρεις αρχεία.
- Αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας: αν χαλάσει ο υπολογιστής σου, δεν κινδυνεύουν τα αρχεία.
- Συνεργασία σε πραγματικό χρόνο: εσύ και ένας συνάδελφος μπορείτε να βλέπετε ή να αλλάζετε ένα αρχείο ταυτόχρονα.
- Εξοικονόμηση χώρου: ο τοπικός σκληρός δίσκος σου δεν γεμίζει.
- Χαμηλό κόστος: οι περισσότερες υπηρεσίες έχουν δωρεάν πακέτα ή πολύ λογικές μηνιαίες συνδρομές.
- Κοινή χρήση με ένα κλικ: στέλνεις έναν σύνδεσμο αντί να στείλεις ένα βαρύ αρχείο στο email.
Αν θέλεις να δεις και άλλα συμπληρωματικά εργαλεία για τη δουλειά σου, σου προτείνω το άρθρο μου Δωρεάν προγράμματα και open source software: Πλήρης οδηγός για επαγγελματίες.
Δημοφιλείς υπηρεσίες αποθήκευσης στο cloud
Τώρα που είδαμε γιατί αξίζει, ας δούμε ποιες είναι οι πιο γνωστές υπηρεσίες. Όλες κάνουν ουσιαστικά την ίδια δουλειά, αλλά κάθε μία ταιριάζει σε διαφορετική περίπτωση.
| Υπηρεσία | Δωρεάν χώρος | Κατάλληλη για |
|---|---|---|
| Google Drive | 15 GB | Ανθρώπους που χρησιμοποιούν Gmail και Google Docs |
| OneDrive | 5 GB | Όσους δουλεύουν με Microsoft Office και Windows |
| Dropbox | 2 GB | Απλή κοινή χρήση και συνεργασία |
Παρακάτω θα δούμε λίγο πιο αναλυτικά την κάθε μία.
Google Drive
Είναι ίσως η πιο εύκολη επιλογή για κάποιον που ξεκινά. Το συνδέεις απευθείας με τον λογαριασμό Gmail σου και παίρνεις 15 GB δωρεάν.
Επιπλέον, περιλαμβάνει τα Google Docs, Sheets και Slides. Δηλαδή μπορείς να φτιάξεις ένα έγγραφο, ένα φύλλο Excel ή μια παρουσίαση, χωρίς να εγκαταστήσεις τίποτα στον υπολογιστή σου.
Microsoft OneDrive
Αν δουλεύεις καθημερινά με Word, Excel και PowerPoint, το OneDrive είναι σχεδόν αυτονόητη επιλογή. Το βρίσκεις μαζί με τα Windows και δουλεύει άψογα με το Microsoft 365.
Μου έχει τύχει να βοηθήσω πελάτες να μεταφέρουν δεκάδες φακέλους στο OneDrive και να τους λύσει το πρόβλημα της κοινής χρήσης μέσα σε λίγες ώρες.
Dropbox
Το Dropbox ανήκει στα πρώτα cloud εργαλεία και ξεχωρίζει για την απλότητα του. Αν θέλεις απλά να ανεβάζεις αρχεία και να στέλνεις links γρήγορα, χωρίς πολλές ρυθμίσεις, δουλεύει εξαιρετικά.
Ο δωρεάν χώρος είναι μικρός, αλλά για βασική χρήση μπορεί να σε καλύψει.
Πρακτικές χρήσεις του cloud στη δουλειά σου
Ας δούμε τώρα τι μπορείς να κάνεις στην πράξη με το cloud. Δεν είναι μόνο ένας χώρος αρχείων. Είναι εργαλείο δουλειάς.
1. Κοινόχρηστα αρχεία με συνεργάτες και πελάτες
Πες ότι έχεις μια λογιστική φόρμα ή έναν πίνακα προσφορών που πρέπει να βλέπει και ο συνεργάτης σου. Αντί να στέλνετε emails πίσω-μπρος με διαφορετικές εκδόσεις, ανεβάζεις το αρχείο στο cloud και του δίνεις πρόσβαση.
Έτσι, βλέπετε και οι δύο πάντα την πιο πρόσφατη έκδοση. Επιπλέον, μπορείς να ορίσεις αν ο άλλος θα μπορεί απλώς να βλέπει ή και να κάνει επεξεργασία στο αρχείο.
Παράδειγμα: σε έναν πελάτη μου που έχει εταιρεία επίπλων, βάλαμε τα αρχεία προσφορών σε κοινόχρηστο φάκελο στο Google Drive. Ετσι η γραμματέας του και ο τεχνικός σταμάτησαν να στέλνουν αρχεία μεταξύ τους και κέρδισαν τουλάχιστον μία ώρα τη μέρα.
2. Αντίγραφα ασφαλείας σημαντικών αρχείων
Φαντάσου να χάσεις χρόνια τιμολογίων ή φωτογραφιών πελατών μετά από μια βλάβη. Με το cloud αποφεύγεις αυτό το πρόβλημα, επειδή η υπηρεσία κρατά τα αρχεία σε ασφαλές μέρος και δημιουργεί αυτόματα αντίγραφα.
Επιπλέον, οι περισσότερες υπηρεσίες κρατάνε παλιότερες εκδόσεις των αρχείων. Δηλαδή, αν σβήσεις κατά λάθος κάτι, μπορείς να το ανακτήσεις.
3. Δουλειά από οπουδήποτε
Σε ένα ραντεβού θες ένα συμβόλαιο που έχεις στο γραφείο; Ανοίγεις την εφαρμογή στο κινητό σου και το έχεις μπροστά σου. Αυτό σε αφορά ιδιαίτερα αν δουλεύεις εκτός γραφείου ή ταξιδεύεις.
4. Αποστολή μεγάλων αρχείων
Έχεις προσπαθήσει ποτέ να στείλεις ένα video 500 MB με email; Όχι.
Αντίθετα, με το cloud ανεβάζεις το αρχείο και στέλνεις τον σύνδεσμο. Ο παραλήπτης το κατεβάζει όποτε θέλει. Αυτή η μέθοδος είναι ιδανική για φωτογράφους, σχεδιαστές και όσους στέλνουν βαριά αρχεία στους πελάτες τους.
Αν δουλεύεις με eshop, σου προτείνω επίσης να δεις και το άρθρο Πώς ανεβάζω φωτογραφίες προϊόντων στο eshop για να βελτιώσεις τη ροή εργασίας σου.
Πώς να ξεκινήσεις βήμα-βήμα
Είναι πιο εύκολο απ’ όσο νομίζεις. Δες πώς:
- Διάλεξε μια υπηρεσία που ταιριάζει στις ανάγκες σου. Αν ξεκινάς τώρα, ξεκίνα με Google Drive.
https://workspace.google.com/products/drive/ - Δημιούργησε λογαριασμό με το επαγγελματικό σου email.
- Κατέβασε την εφαρμογή στον υπολογιστή και στο κινητό σου.
- Ανέβασε ένα αρχείο για δοκιμή και δες πόσο εύκολο είναι.
- Φτιάξε φακέλους ανά πελάτη ή ανά έργο.
- Μοιράσου έναν φάκελο με έναν συνάδελφο και δες πόσο απλά ολοκληρώνεις τη διαδικασία!.
Ξεκίνα σιγά-σιγά. Μην προσπαθήσεις να μεταφέρεις όλα τα αρχεία σου τη μία μέρα. Καλύτερα να ξεκινήσεις με τα τρέχοντα έργα και έπειτα να συνεχίσεις με τα παλαιότερα.
Κίνδυνοι και προφυλάξεις
Παρόλο που το cloud είναι ασφαλές, καλό είναι να ξέρεις και τους κινδύνους.
Αρχικά, χρειάζεσαι σύνδεση στο internet για να έχεις πρόσβαση στα αρχεία σου. Όμως, αν έχεις την εφαρμογή στον υπολογιστή σου, τα κύρια αρχεία μένουν τοπικά και το σύστημα τα συγχρονίζει μόλις αποκτήσεις σύνδεση.
Επιπλέον, ο κωδικός πρόσβασης είναι το κλειδί. Αν σου τον κλέψουν, χάνεις τα πάντα. Γι’ αυτό:
- Χρησιμοποίησε ισχυρό κωδικό
- Ενεργοποίησε την επαλήθευση σε δύο βήματα (2FA)
- Μην δίνεις τον κωδικό σου σε κανέναν
Τέλος, πρόσεξε τι στέλνεις. Κάθε φορά που δίνεις σύνδεσμο σε αρχείο, μπορεί να καταλήξει σε τρίτους αν δεν ορίσεις σωστά τα δικαιώματα. Όμως, αν δεις και το άρθρο Πώς ξεγελάνε οι χάκερς τους χρήστες του internet, θα νιώθεις πολύ πιο έτοιμος.
Λάθη που πρέπει να αποφύγεις
Από εμπειρία, βλέπω συχνά επαγγελματίες να κάνουν τα ίδια λάθη. Δες τα και απόφυγέ τα:
- Δεν οργανώνουν τους φακέλους και μετά δεν βρίσκουν τίποτα.
- Μοιράζουν πρόσβαση σε έναν ολόκληρο λογαριασμό αντί για ξεχωριστούς φακέλους.
- Δεν ενεργοποιούν επαλήθευση δύο βημάτων.
- Διαγράφουν αρχεία χωρίς να ξέρουν ότι θα χάσει πρόσβαση όλη η ομάδα.
- Βασίζουν τη δουλειά τους μόνο σε μία υπηρεσία, χωρίς δεύτερο αντίγραφο σε εξωτερικό δίσκο.
Αν με ρωτήσεις, εγώ θα έκανα το εξής: για κρίσιμα αρχεία κρατάω αντίγραφο και στο cloud και σε εξωτερικό δίσκο. Έτσι κοιμάμαι ήσυχος.
Πόσο κοστίζει το cloud
Πολλοί επαγγελματίες θέλουν να μάθουν αν αξίζει η αγορά επιπλέον χώρου. Η απάντηση αλλάζει ανάλογα με τον όγκο των αρχείων σου.
Για βασική χρήση, τα δωρεάν 15 GB του Google Drive καλύπτουν τους περισσότερους. Όμως, αν δουλεύεις με βίντεο, φωτογραφίες υψηλής ανάλυσης ή πολλά PDF, θα θέλεις αναβάθμιση.
Οι τιμές είναι λογικές. Συνήθως ξεκινούν από 2€ τον μήνα για 100 GB. Αν συγκρίνεις αυτό το κόστος με την αξία των αρχείων σου, η απάντηση είναι αυτονόητη.
Συμπέρασμα
Η αποθήκευση στο cloud δεν είναι μόδα ούτε πολυτέλεια. Είναι αναγκαίο εργαλείο για κάθε επαγγελματία που θέλει να δουλεύει με οργάνωση και ασφάλεια.
Σου επιτρέπει να έχεις τα αρχεία σου παντού, να συνεργάζεσαι με άλλους εύκολα και να νιώθεις σιγουριά ότι όλα μένουν ασφαλή. Επιπλέον, εξοικονομείς χρόνο και χρήμα.
Ξεκίνα με μια δωρεάν υπηρεσία, οργάνωσε τους φακέλους σου και δοκίμασε την κοινή χρήση με έναν συνάδελφο. Σε λίγες εβδομάδες, η παλιά ροή εργασίας θα μοιάζει μακρινή.
Λίγα λόγια για μένα
Με λένε Δημήτρη Αθανασιάδη και δουλεύω με την κατασκευή ιστοσελίδων, eshop, καθώς και με το SEO. Βοηθάω καθημερινά επαγγελματίες στη βελτίωση της ψηφιακής τους παρουσίας και να αξιοποιούν εργαλεία που τους κάνουν τη ζωή ευκολότερη, όπως το cloud.
Αν θέλεις να συζητήσουμε πώς μπορείς να οργανώσεις καλύτερα τα ψηφιακά σου αρχεία ή πώς μπορεί να σε βοηθήσει μια σύγχρονη ιστοσελίδα ή eshop, στείλε μου το site σου ή κάλεσέ με για μια δωρεάν προσφορά. Θα δούμε μαζί τι ταιριάζει στις ανάγκες της επιχείρησής σου και πώς μπορείς να κερδίσεις χρόνο και πελάτες.
Ίσως σε ενδιαφέρουν επίσης:
- Δωρεάν προγράμματα και open source software: Πλήρης οδηγός για επαγγελματίες
- Thunderbird: πώς να διαχειρίζεσαι τα email σου αποτελεσματικά
- Πώς ξεγελάνε οι χάκερς τους χρήστες του internet
